Question

अहवालाचे स्वरूप व आवश्यकता स्पष्ट करा.

हेतू, तारीख वेळ, समारोप विविध मुद्दे ______ आरंभ ते शेवट ______ क्रमाक्रमाने तपशील ______ माहिती संकलन ______ अहवाललेखनाची आवश्यकता.

Answer 1

1. हेतू, तारीख, वेळ, समारोप विविध मुद्दे: एखाद्या कार्यालयात, संस्थेत झालेल्या कार्यक्रमांची, समारंभाची योग्य पद्धतीने नोंद करून ठेवणे म्हणजे ‘अहवाल लेखन’ होय. ही नोंद करताना त्यात कार्यक्रमाचा हेतू, तारीख, वेळ, सहभागी व्यक्ती, प्रतिसाद, समारोप अशा विविध मुद्‌द्यांचा समावेश केलेला असतो.
2. आरंभ ते शेवट: कार्यक्रम, समारंभ प्रत्यक्षात सुरू झाल्यापासून ते थेट तो समारंभ, कार्यक्रम संपेपर्यंत आवश्यक तेवढ्या तपशिलांसह लेखी नोंद अहवालात केली जाते. 
3. क्रमाक्रमाने तपशील: अहवालाची माहिती क्रमाक्रमाने सादर केली जावी, जेणेकरून वाचकाला सहज समजू शकेल. समारंभ, कार्यक्रम संपेपर्यंत क्रमाक्रमाने कसा पूर्ण होत गेला याची आवश्यक तेवढ्या तपशिलांसह लेखी नोंद अहवालात केली जाते. 
4. माहिती संकलन: एखाद्या विषयातील समस्येच्या संबंधाने माहितीच्या संकलनाचे, सर्वेक्षणाचे, विशिष्ट विषयासंबंधी नेमलेल्या आयोगाचे अहवाल असतात. तसेच प्रगती अहवाल, तपासणी अहवाल, चौकशी अहवाल, आढावा अहवाल, मासिक अहवाल आणि वार्षिक अहवाल अशा स्वरूपाचे अनेकविध अहवाल असतात.
5. अहवाललेखनाची आवश्यकता: कार्यक्रमांच्या, समारंभांच्या नोंदी ठेवल्या नाहीत तर भविष्यकाळात संस्थेचा विकास, परंपरा इत्यादींची माहिती मिळवण्यात अडचणी येतात. तसे होऊ नये यासाठी अहवाल लिहिणे आवश्यक ठरते. भविष्यकालीन नियोजनासाठीही अहवाल आवश्यक असतात. विविध संस्था, लघुउद्योग ते मोठमोठे उद्योगधंदे आणि ग्रामपंचायत ते महानगरपालिका अशा सर्व ठिकाणी होणाऱ्या घडामोडींना अधिकृतता प्राप्त व्हावी यासाठी अहवालाची गरज असते. एखाद्या समस्येच्या संदर्भात योग्य निर्णय घ्यायचा असेल, सार्वजनिक क्षेत्रात एखादा महत्त्वाकांक्षी उद्योग किंवा उपक्रम सुरू करायचा असेल तर अगोदर त्या संदर्भात योग्य ती माहिती घेऊन अहवाल तयार करणे आवश्यक असते.